1、各部门、系部应按照学院党委《关于进一步加强新闻宣传工作的意见》的要求做好新闻宣传和稿件把关。为提高工作效率，各单位应确定信息报送专用邮箱并在4月6日前报组宣部备案。所有信息报送均须由本单位信息报送专用邮箱通过电子邮件方式报送至组宣部邮箱hzvtczxb@163.com，并视为本单位负责人已审定。若本单位专用邮箱无法正常使用或其他原因需通过另外方式报送的，通讯员须与组宣部信息核稿同志联系。信息报送专用邮箱如有变更，应及时通知组宣部。
2、各单位应及时安排通讯员报送有对外宣传价值的信息。为保证权威性和准确性，新闻稿件实行组织（主办）单位责任制，由新闻事件组织（主办）单位负责组稿并报送稿件（如有2个以上单位共同组织主办，排在第一位的单位负责组稿并报送）。原则上重要信息或对时限性要求比较集中的信息，一定要在第一时间报送，动态类信息应在事件发生后的3日内报送，综合类信息、调研类信息可适当延长报送时间，连贯性的工作（如培训班）倾向于结束报一综合信息。请高度重视组宣部约稿通知，并按约稿要求及时报送相关信息。对所有报送的信息组宣部有审核权、修改权和使用权。
3、信息报送格式：报送信息时，一封邮件发送一条信息，邮件“主题”应标明：报送单位、作者、日期、题目，以便于统计。
示例1：基础课教学部、杨波、2012-2-14、《基础课教学部认真研究部署新学期工作》
示例2：土木建筑工程系、文：王垚、图：张凤文、2012年3月21日、《土建系组织学生到在建的龙岗大桥参观学习》。
文稿和照片要按照附件格式报送，文稿后紧随文字请以括号标注报送部门和作者真实姓名。
示例1：（基础课教学部 杨波报道）
示例2：（土木建筑工程系 王垚／文 张凤文／图）
4、信息字数要求：无图片的信息，字数原则上不能少于300字。有图片的新闻字数原则上不少于260字。图片应精选2—5幅，必要时可标注文字说明，发送图片应保持原像素，不要对照片进行压缩处理，也不要将图片粘贴在文字稿件内。
5、新闻信息文稿主题要集中、鲜明、深刻，通过一定的技巧，把真实的事实表达清楚，并让读者明白你要传达什么信息。其一般结构是：标题、导语、主体、背景。
（1）标题：要把信息最主要、最新鲜、最有价值的要素用精简凝练、引人注目的字呈现出来，根据学院网站设计要求，字数一般在15－19字为宜，最多不超过19字。不设副标题。不能以“简讯”、“通讯”等为题。标题上的单位名称应写全称，若超过19字，单位名称可用规范简称。
信息标题示例1：土木建筑工程系讲课评教促青年教师成长
信息标题示例2：经管系举行团总支学生会干部换届交接仪式
信息标题示例3：出口畅入口旺：我院招生就业工作红红火火
信息标题示例4：博者大爱：记我院退休干部胡林淑
（2）导语："导语是消息的开头。抓住或失去读者,取决于新闻稿的第一段,甚至第一行……导语是记者展示其杰作的橱窗"（美国新闻专家梅茨）。导语应避免上来就是“为了……为了……”诸多活动宗旨的罗列，活动是否达到好的宗旨，应该以新闻事实说话、让新闻人物说话。除非必要，一般也要尽量避免在新闻末尾增加阐述和总结性质的语言，例如“通过这次活动，如何如何”。 评价性的表述最好有人发出，如果有，就写明，不是某一个具体人说的，又不得不说，可以模糊处理为“该系负责同志表示”、“该校参会代表表示”、“参训学员认为”、“与会师生纷纷表示”等等一类的字样。作者不要大发议论。
（3）主体：要素要全，骨肉丰满。要素是指时间、地点、人物、什么事、为什么、怎么样。时间一般只写几月几日、上午、下午，除非特别需要不写年、几点几分。骨肉是指：有观点、措施、结果（构成筋骨）,有情况和分析（构成血肉）。
（4）背景：就是用对比性材料烘托主体、说明性材料说明主体或注释性材料注释主体 。背景材料没有固定的位置，可以放在信息的任何部分，既可以单独成段，也可以融合于其中。背景材料对信息内容的理解、主题的深化，都起着非常重要的作用，必要时应做好交代。
6、写作新闻信息使用第三人称，不要在稿件中使用 “我系”，应使用“该系”。单位名称第一次在正文中出现，应使用准确的全称，之后可以使用规范的简称。人物称谓，只在新闻首次出现时采取“职务称谓 + 姓名”的方式介绍，后面再出现时只写姓名即可，不要“姓名 + 职务称谓”和“姓 + 职务称谓”的方式。
7、报道学校各级领导活动的，不使用“亲自”、“亲临”“莅临”等词。报道学校各级领导讲话的，应使用“指出、强调、**说”等中性词汇，不使用“重要讲话”、“指示”等词汇，在对外交流或就某一事项表达意见，也可用“表示”。除全校大型会议外，一般会议不使用“隆重、热烈”之类的词汇。
8、全院性重要活动和重要工作的新闻，人物姓名一般只写到院级领导，如无必要，部门负责人一般只提“××处（系）负责人”即可。专项工作新闻可酌情出现相关部门负责人正职或关系重要的人物姓名。
9、新闻的行文顺序不必完全按照时间顺序进行，要考虑何为重点内容和主要内容。如某会议先传达上级文件精神，后面多位领导讲话提出要求，应抓住重点，按重要程度排列先后顺序。
10．属以下情况的信息，原则上不采用：
（1）信息报送格式不全的；
（2）动态类信息，事件发生后超过3天的（特殊原因除外）；
（3）内容简单、字数不够的；
（4）仅以会议议程为信息主要内容的；
（5）语句、语法和错别字问题突出的；
（6）信息量不大的；
（7）与本规范要求明显不符的；
（8）已在本单位网站上发表的。
